Comptabiliser les salaires et les charges sociales consiste à saisir les écritures comptables dans le journal de paie.
Effectuées tous les mois, ces écritures retranscrivent les 3 niveaux des fiches de paie :
> Le salaire net à payer
> Les charges salariales
> Les charges patronales.
On obtient le montant du salaire net en retirant les charges salariales du salaire brut.
L'enregistrement de cette écriture comptable se fait en deux étapes :
Comment enregistrer le salaire net ?
Il faut débiter un ou plusieurs comptes de charges. Il est possible, soit de détailler ces charges en utilisant l'un des comptes suivants :
6411 - Salaires, appointements ;
6412 - Congés payés ;
6413 - Primes et gratifications ;
6414 - Indemnités et avantages divers.
Soit, de ne débiter que le compte 641 - Rémunération du personnel.
Quoiqu'il en soit, il faut ensuite créditer le compte 421 - Personnel - Rémunérations dues. C'est dans ce compte qu'il faut saisir le montant payé au salarié : son salaire net à payer.
Comment enregistrer les charges salariales ?
Les comptes suivants sont à créditer :
431 - Sécurité Sociale ;
4372 - Mutuelles ;
4373 - Caisse de retraite et de prévoyance ;
4421 - Depuis janvier 2019 le prélèvement à la Source.
à savoir que la majorité des logiciels de paie fusionne le salaire net et les charges salariales en une seule écriture. Ce regroupement permet non seulement de simplifier les écritures de paie mais aussi de faire apparaître le salaire brut dans les comptes 641.
Si ce n'est pas le cas, il faut débiter le compte 641 comme compte de contrepartie à ces charges salariales.
Les logiciels de paie utilisent le plus souvent des subdivisions de compte. Par exemple le compte 43731 pour les cotisations à une caisse de retraite.
Cette liberté est offerte à condition de respecter l'architecture générale des comptes comptables. Cette règle implique de conserver les premiers numéros préconisés par le plan comptable pour les comptes créés ultérieurement.
Comment enregistrer les cotisations URSSAF patronales ?
Il faut débiter le compte 6451 - Cotisations à l'URSSAF " et, pour le même montant, créditer le compte 431 - Sécurité Sociale.
Quant aux autres charges patronales, elles se comptabilisent en débitant le compte de charge correspondant à la charge patronale et en créditant le compte de tiers correspondant à la caisse.
Pour passer l'écriture de comptabilisation de l'ASSEDIC, il faut débiter le compte 6454 - Cotisations aux ASSEDIC et créditer le compte 4374 - ASSEDIC.
