Combien de temps doit on conserver les documents de l'entreprise ?

Une entreprise doit conserver tous les documents émis et reçus dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale.

Au sein des entreprises, quelque soit leur statut juridique, on distingue les documents civils et commerciaux, les documents comptables, les documents sociaux et les documents relatifs au personnel.

Ces délais de prescription varient en fonction de la nature des documents à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent. Ce laps de temps permet aux administrations de mener des contrôles à posteriori de façon à lutter contre la fraude et à garantir l'équité entre les contribuables.

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 Pour plus de clarté, les principaux documents de l'entreprise et leurs durées légales de conservation sont présentés dans le tableau suivant :


Type de document

 Documents

Délais de conservation

Les documents civils et commerciaux de l'entreprise

  • Contrats conclu entre commerçants ou entre commerçants et non commerçant
  • Correspondance commerciale
  • Documents bancaires : talons de chèques, relevés bancaires...
  • Documents établis pour le transport des marchandises

5 ans en absence de disposition particulière

les contrats d'acquisition  et de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans

Les  contrats concluent par voie électronique

10 ans à partir de la livraison ou de la prestation

Les documents et pièces comptables

 

  • Livres et registres comptables : livre journal, grand livre
  • Pièces justificatives (factures, bons de commande et de livraison).

10 ans  à compter de la date de clôture du livre ou du registre

Les documents sociaux

  • Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association,
  • Pièces modificatives des statuts,
  • Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement d'une société,
  • Documents de la société absorbée,
  • Registre de titres nominatifs.
  • Registre des mouvements de titres.
  • Ordres de mouvement.
  • Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration (cotés et paraphés).

5 ans à compter de la fin de leur utilisation.

Comptes annuels

10 ans à compter de la clôture de l'exercice.

  • Feuilles de présence et pouvoirs,
  • Rapport du gérant ou du conseil d'administration,
  • Rapport des commissaires aux comptes.

3 ans

Les documents relatifs au personnel

  • Bulletin de paie
  • Registre du personnel
  • Documents concernant les salaires, primes ou indemnités, reçu pour solde de tout compte
  • Documents relatifs aux vérifications et aux contrôles au titre de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail

5 ans

  • Documents relatifs aux charges sociales
  • Documents relatifs à la comptabilisation des jours de travail accomplis par les salariés intéressés par des conventions de forfait.

3 ans

 

Documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés.

1 an

·         Divers

Disques tachygraphes dans  transports routiers

2 ans à compter de la fin de leur utilisation

 

Il n'existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d'entreprise. Toutefois, l'article 1746 du Code Général des Impôts précise que "l'empêchement des agents habilités à constater les infractions à la législation des impôts d'accomplir leurs fonctions est puni d'une amende de 25.000 euros".


Rédigé le
Mis à jour le 2021-03-04 11:50
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