Combien de temps doit on conserver les documents de l'entreprise ?
Une entreprise doit conserver tous les documents émis et reçus dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale.
Au sein des entreprises, quelque soit leur statut juridique, on distingue les documents civils et commerciaux, les documents comptables, les documents sociaux et les documents relatifs au personnel.
Ces délais de prescription varient en fonction de la nature des documents à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent. Ce laps de temps permet aux administrations de mener des contrôles à posteriori de façon à lutter contre la fraude et à garantir l'équité entre les contribuables.
Pour plus de clarté, les principaux documents de l'entreprise et leurs durées légales de conservation sont présentés dans le tableau suivant :
Type de document | Documents | Délais de conservation | |
Les documents civils et commerciaux de l'entreprise |
| 5 ans en absence de disposition particulière | |
les contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | ||
Les contrats concluent par voie électronique | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation | ||
Les documents et pièces comptables |
| 10 ans à compter de la date de clôture du livre ou du registre | |
Les documents sociaux |
| 5 ans à compter de la fin de leur utilisation. | |
Comptes annuels | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. | ||
| 3 ans | ||
Les documents relatifs au personnel |
| 5 ans | |
| 3 ans | ||
Documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés. | 1 an | ||
· Divers | Disques tachygraphes dans transports routiers | 2 ans à compter de la fin de leur utilisation | |
Il n'existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d'entreprise. Toutefois, l'article 1746 du Code Général des Impôts précise que "l'empêchement des agents habilités à constater les infractions à la législation des impôts d'accomplir leurs fonctions est puni d'une amende de 25.000 euros".
Mis à jour le 2021-03-04 11:50
