Comment préparer mon dossier pour certification avec comptatoo ?

Dans le cas d'une comptabilité simplifiée, c'est à dire une compta de trésorerie, vous allez devoir faire quelques manipulations pour fournir un dossier "propre" au collaborateur.

Dans un premier temps ouvrez votre compte sur comptatoo. C'est gratuit donc pas forcément besoin d'adhérer dans un premier temps.

Préparation

Dans un premier temps le collaborateur va avoir besoin de documents de votre part pour satisfaire à l'obligation de lutte anti-blanchiment. Téléverser ces documents dans APP > Consulter > Coffre fort > répertoire divers

• RIB au format SEPA (pdf ou image),
• Si vous avez vos anciens bilans (s'ils existent), postez les en format pdf,
• Si vous avez en votre possession votre grand livre (de l'année en cours et / ou l'année antérieure), postez-le (format fec, txt, csv),
• La balance des comptes comptables de l'année antérieure (Report à Nouveau RAN), postez-la (format fec, txt, csv),
• Document que vous a adressé le SIE lors de votre immatriculation (qui comprend toutes les informations d'identification, de régime fiscal, coordonnées du SIE etc.),
• Un justificatif du domicile du gérant / président datant de moins de 6 mois (facture d'électricité, facture d'eau, abonnement internet) ,
• Pièce d'identité numérisée du dirigeant (recto verso),
• Pièce d'identité numérisée de tous les associés possédant au moins 10% de parts sociales (recto verso) si applicable,
• Statuts Juridiques si applicable,
• K-bis de moins de 3 mois si applicable, (disponible gratuitement ici https://monidenum.fr)
  

SI vous venez de créer, pas besoin du bilan de l'année antérieure, ni du grand livre de l'année antérieure.

Configuration

Ajoutez votre banque et affectez-lui son compte comptable. SI vous venez de créer, 512100 sinon regardez dans votre ancien bilan quel est le compte qui a été utilisé. 512xxx

> APP > Roue crantée > Banque

 TUTO https://www.youtube.com/watch?v=JpbcrO5qRrU

Ouvrez votre exercice comptable

> APP > Roue Crantée > Gestion exercice

et ajoutez l'exercice qui vous intéresse

TUTO https://www.youtube.com/watch?v=BLp-5kcG62I

Vous venez d'initialiser les notifications (la cloche en haut à droite)

Nourrir la machine

Le logiciel veut des écritures pour commencer à travailler. Démarrez par les écritures de banque de votre exercice.

Vous pouvez le faire une fois l'an, toutes les écritures de l'année, ou une fois par mois par exemple.

Il vous faut alors récupérer les écritures qui apparaissent dans votre compte bancaire. Une écriture c'est la ligne qui apparait dans votre banque.

DATE / LIBELLE / DEBIT / CREDIT

ou

DATE / LIBELLE / MONTANT (- / +)

Pour récupérer ces informations bancaires, plusieurs possibliltés :

1 / écritures bancaires VIA Compte bancaire en ligne :

Vous pouvez aller sur votre compte bancaire en ligne, et faites un export de ces données, choisissez date de début / date de fin. Vous allez récupérer un fichier .xls ou .xlsx ou .csv ou .ofx ou .qif

Quand vous avez ce fichier sur votre ordinateur, ouvrez-le. Pour vérifier qu'il soit exploitable. Il ne vous faut que les informations intéressantes... Si vous avez des colonnes en plus ou une entète pas pertinent, effacez...

Ce fichier peut être importé

> APP > Saisie Importation BQ > Importer

A noter qu'il y a un fichier exemple ici avec les bonnes colonnes. Priviliégiez toujours le fichier dans le format .csv, il est souvent plus propre. Les banques ont tendance à fournir un fichier tableur (excel) à avec des entètes à rallonge qui ne servent à rien du tout.

Les écritures vont alors apparaite dans l'onglet écriture dans ce même module. Vous pouvez alors voir le nombre d'écritures que vous avez importé.

Vous pouvez aussi visualiser les soldes débit / crédit

Vérifiez bien que les données ne sont pas inversées. Un achat a un fond d'écran en rouge, une vente un fond vert.

2 / écritures bancaires via reconnaissance de caractères sur relevé bancaire

Il est possible d'extraire les données des relevés pdf que votre banque vous fourni.

Postez les relevés dans le coffre fort

> APP > Consulter > Coffre fort > Ajout / banque

TUTO https://www.youtube.com/watch?v=-LHncJh-az0

Postez le maximum de relevés, laissez le logiciel travailler 1-2 minutes puis

> APP > Consulter > Coffre fort > premier onglet

Cliquez sur le relevé qui vous intéresse et lancez la reconnaissance de caractères

TUTO : https://www.youtube.com/watch?v=yOdoToowUjY

3 / Vous pouvez aussi saisir l'écriture de banque manuellement

> APP > Saisir > Importation saisie BQ > Saisir

4 / Vous pouvez remplir le fichier d'importation exemple

> APP > Saisir > Importation saisie BQ

télécharger le fichier exemple en bas

ouvrez le en local et remplissez le

Puis importez le dans l'onglet importation

A cet étape vous devez avoir une liste d'écriture de banque dans l'onglet écriture du module importation saisie BQ.

JUSTIFIER

Maintenant que vous avez nourri la machine, il faut faire comprendre au collaborateur a quoi correspondent chaques lignes.

Pour chaque ligne DATE / LIBELLE / DEBIT ou CREDIT, vous devez obtenir soit l'icone LOUPE ou l'icone COMMENTAIRE

Les actions sur ces lignes se situent sur le droite.

2 boutons nous intéressent, soit le bouton LIER ou le bouton COMMENTER

Lier c'est ajoutez une pièce numérisée (facture) dans le coffre fort, ET la lier avec la ligne.

Commenter c'est juste mettre un commentaire sur cette ligne

TUTO https://www.youtube.com/watch?v=h2DCX_2wiHo

Dès que vous avez l'une des deux icones sur chaque ligne, vous pouvez aller tchatter avec le collaborateur

> CONTACT (en haut à droite)  et trouvez votre collaborateur

Si vous avez besoin d'une aide sur le logiciel, c'est plutot

> CONTACT > support

RAPPROCHEMENT

Pour finir, si vous ne l'avez pas fait, il vous faut téléverser les relevés bancaires pdf dans le répertoire banque du coffre fort.

TUTO https://www.youtube.com/watch?v=-LHncJh-az0